如何提高会议效率的方法（掌握这8个技巧快速有效）

一次出差路上碰到老王，看他愁眉苦脸的，就问道：“你这是咋了，气色不太好嘛！”

老王回答道：“唉，别提了，公司最近年底会议特别多，一个月有十来天都在开会，开的烦死人，关键是这有些会开的一点意义没有，不但劳命伤财，而且是浪费时间。

是呀，会议效率低、变成走过场，这是很多公司现在会议都面临的一个尴尬现状。消耗了时间和精力不说，还直接造成了公司的成本浪费。

会议本身的目的就是解决问题，但由于会议技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题更加趋于复杂。

如何在会议中高效率且有效果的解决问题，才是“高效会议管理技巧”的核心议题。

1⃣️、要提高我们的会议效率，首先要找到会议效率低下的问题和症结在哪里。以下是一些常见问题：

• 公司主管都不知道何时是开会的最好时机，很多重要的会议都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
• 许多主管对于何时开会都不征询员工的意见，也没有提前告知，这使得员工疲于奔命，甚至得延后和放弃其它会议。
• 有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户有约再先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
• 会议上往往为了某个和主题不相关的问题展开了激烈讨论，结果重要的事情耽搁了，最终会议草草了事。

2⃣️、造成会议效率低下的原因有很多，总结下来无非是由7个原因造成的。

1、会议时间

会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会；或者是安排在要下班或业务繁忙的时间，员工参与度不高。

2、会议地点

会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行；或者会议地点周边声音嘈杂，影响与会者的情绪。

3、会议对象

必须出席会议的人未到，通知来的是一些和会议内容可有可无的参加者。

4、主持人技能

会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

5、参会者技能

参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议脱离主题，导致会议失败。

6、会议准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜，让与会者提前做好相应会议准备，致使会议拖沓而无成效。

7、会议主题不明确

开会的原因、目的和结果不明确，致使会议开的毫无意义，只能宣告失败。

在这造成会议效率低下的7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要会议组织者特别关注，这3种原因是：主持人的技能、会议的时间和会议的准备工作。

3⃣️、所以要真正组织好一场高效的会议，就要做好如下3个规范：

1、会议时间安排的规范

1）、上午8—9点之间，正是员工从家到公司，准备一天开始工作的时候，这个时候的员工，心绪还有些混乱，发言的欲望还美被唤醒，需要一点时间进入到工作状态。这个时候不适合让员工回应会议提议或进行业务分析。

2）、上午9—10点之间，员工已经开始进入工作状态，这个时候最适合进行一对一的会谈，同时也是进行业务会谈的最佳时机。

3）、上午10—12点和下午1—3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

4）、下午3—5点之间，最好不要安排会议，这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，这个时段举行会议往往事倍功半。

2、会议本身规范

1）、所有与会者将每周工作安排时间表交给时间安排人，找出最适宜所有参会人的开会时间。

2）、超过1小时就会议应有书面通知，议程表及相关资料。

3）、准时开始、准时结束。

4）、各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

5）、所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则非常重要，需要特别注意。

6）、意见不同是好事，讨论才能面面俱到。

7）、会议结束2—3天后，所有与会者应该拿到会议记录。

8）、所有与会者承担起对会议质量进行反馈的职责。

3、会议固定流程规范

1）、会议的开始，具体包括：致欢迎词—阐明会议目的—交流会议议程—介绍会议时间安排—相关规章制度—指定会议记录人

2）、会议进行中，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三，具体包括：分享话题和目标—交流信息—产生主意—做决定—确认行动—总结。

3）、结束会议，具体包括：总结—安排下次会议时间和议题。

在会议实施流程中，有两个关键点是最容易让人忽视的，一个是会议前的准备，另一个是会议后的追踪。这两个关键点是保证会议成败的关键。