工程档案管理制度（物业钥匙管理制度）

一个项目从项目开始就需要对相关资料进行整理和汇总，这项工作将贯穿项目建设的全过程。需要详细记录项目建设的各种信息，如立项、审核、报价、设计、各种支出、施工过程、设备、材料、施工环境等。要特别重视工程质量，实现投资效益最大化，必须在招投标阶段的具体细节上下功夫。工程竣工后，应尽快进行档案预验收，确保档案质量符合要求，再进行竣工验收。档案确定合格后，应当向档案管理部门移交。

做好档案管理工作，可以检查工程中可能出现的隐性错漏，及时发现和解决问题，避免工程出现不可挽回的错误和纠纷，有效防止工程事故的发生，消除质量隐患。

《关于进一步加强工程招标投标管理的规定》进一步将招标项目档案管理纳入招标项目全过程管理的重要内容，充分发挥项目档案的作用。现就有关问题规定如下:

一、工程档案管理的范围

1、凡由市招标办监督管理的公开招标、邀请招标、议标建设项目。

2.装饰工程、建筑设备的采购和安装。

3.岩土工程勘察、工程勘察设计和工程监理等。

二、工程档案管理程序

主管档案管理的主任负责，招标部负责归档，综合部负责日常档案管理。

1、各相关部门应围绕项目档案工作，密切配合，各司其职。招标的第一、第二主体应对每个招标项目负责。从项目登记开始，就要做好“流程”各环节原始资料的收集和整理工作。在中标通知书发出后的七天内，该部门将根据档案目录明细的要求，整理出该项目的全部资料，移交档案室保管。

2.综合部兼职档案管理员应认真细致，做好工程档案的分类、归档和保管工作。

3、自1998年9月1日起，严格按照规定归档。今年以来未归档的工程档案，以招标一、二部为单位，负责整理并交档案室归档。

4.凡查阅或借阅工程档案，必须到综合部档案室办理手续，不得损坏或丢失。归还时由档案室审核后归档。

工程档案管理直接关系到国计民生！它是工程竣工的基础，是工程质量的凭证，是科研和基建的可靠信息。具有重要的重用、借鉴和创新价值！

项目档案归档基本采用事后管理的习惯，使得档案作为一个项目的附属品，仅仅作为一个验收和应付上级部门的工具。这种周期长、工作量大的事后管理方式，暴露出工程项目验收原始资料不全、竣工图编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查强度大等问题。

博通招标管理平台主要解决以下项目问题:

1.招投标档案管理资料分散，未集中管理，查找不方便，未及时纳入，容易导致档案丢失或损坏，无法掌握档案真实情况，档案利用率低；

2.没有相关的招投标档案管理制度，发生无法溯源。一些重要的档案，如合同档案、财务档案等一旦丢失，会给企事业单位带来很大的经济损失，档案人员也会为此承担连带责任。轻则丢掉工作，重则追究法律责任；

3.传统的档案收集方式都是Excel等手工方式，效率低、成本高、耗时长、鉴定复杂，都不利于组织效率的提高。

世博通信项目档案全生命周期管理，包括从起草、审批到归档的自动化流程管理，与分布式文件整理、数字化管理齐头并进，全面实现纸质和电子文件的实时归档，满足企业档案规范化数字化管理的要求。通过档案实时监控项目进度，通过档案到位实时监控项目进度，提高项目管理效率。