办公室接待礼仪（办公室接待来访14个注意事项）

说到办公室工作

人们会认为

接电话，发通知，收发报纸等琐事。

但事小。

但是有很多规则。

例如

来访者，如何接待？

我们来看看以下14个注意事项。

确保学完之后不出错！

1.马上招待来访的客人

大多数来访的客人对公司非常重要，他们应该表现出友好的热情和提供服务的意愿。如果你正在打字，你应该马上停下来。即使你在打电话，你也应该向来访者点头致意，但你不需要马上起身和他打招呼或握手。

2.热情主动地迎接客人

打招呼时，要轻轻点头，面带微笑。如果是老客户，称呼要更亲切一些。

3.当陌生的客人来的时候

一定要问清楚他的名字和公司或单位的名称。你通常可以问:请问你贵姓？请问你是哪个单位的？

4.当客人没有预约就来访时

不要直接回答领导在不在，而是告诉对方“我去看看他在不在。”同时，他礼貌地问对方:“有什么事吗？”如果对方没有公布姓名，一定要问，尽量从客人的回答中全面判断是否能见领导。

5.判断来访者的身份和类型。

提前了解领导是否愿意随时接待任何来访者，或者是否喜欢视情况而定，来访者一般可以分为几类:(1)客户；(2)工作中的伙伴，合伙人；(3)家庭成员和亲属；(4)私人朋友；(5)其他。在没有预约的情况下，你通常可以决定上面的顺序中哪个先来。如果访客非常重要，不要阻止他们。

6.当你拒绝会面时，解释原因并道歉。

未经领导同意，不要确认你的其他约见时间。最好告诉来访者:“我可以给你回电话确认时间吗？”

7.没有领导同意，不要轻易介绍访客。

即使有提前预约的来访者，也要先通知领导(电话联系或当面汇报)，等待指示。如果没有预约，即使是你认为领导肯定会接见的客人，也不允许擅自介绍。

8.如果领导不在或暂时不在

你要向重要访客说明原因，表明你会联系或帮助安排另一个约会。如果对方同意，应查询其邮寄地址和联系时间。

9.让访客等的时候要注意。

热情地迎接客人，不要让他们感到被冷落。如果客人想提前参观，要求他们等待是合理的。请在适当的位置坐下。接待室一般会准备报纸杂志，最好有关于单位的宣传资料，供来访者阅读。客人应该坐在离你座位有一段距离的地方，这样当你离开的时候，对方就看不到你桌上的文件了。

10.带路时走在客人前面，边走边引导。

带路时，注意客人的步伐，走在客人前面2-3步，引导客人。你可以说，“请这边走。”走到拐角处停下来，用手指点一下，对客人说:“请这边走。”乘电梯时，先让客人上下车。按下按钮示意客人先进去:“请上电梯。”“请下电梯。”开门时，注意不要双手交叉或双手放在背后开门。用左手握住右边的门，用右手握住左边的门。这样会让你的姿势更漂亮。如果门是向内开的，你要先走，用手按住门说“请进”，等客人进来后再把门放开。

11.第一次见领导的来访者

一般要先给来访者介绍领导，但有时候如果来访者地位高，还是先给来访者介绍领导比较好。介绍完后，除非领导让你留下，否则介绍完后你就退出领导办公室。

12.当领导有客人来访时。

有事联系或请示，一定要递条子。在便条上写下项目。进入办公室后，先向客人道歉:“不好意思打扰了。”

13.当客人离开时。

不管你有多忙，都不要忘记最后的告别。称呼对方的名字会给对方留下好印象，所以记住来访者的脸和名字很重要。

14.制作来访登记卡。

每天上班的时候，要查看当天遇到的来访者名单。必要时，应提前准备好约见的相关材料，制作一张卡片，上面写有姓名、职务、单位、出访日期、受众等内容。