怎么缩印word文档（PDF文档可以批量打印吗）

书名：《超级整理术》

1．东西“应该放哪儿”！

应当记住的不是“东西放哪儿了”，而是“东西应该放哪儿”这一规则，规则越简单越好，太复杂反而会把自己搞糊涂。记住这个规则，并彻底执行“用后就还原”，肯定不会半天找不到自己需要的东西。

2．文件分类保管，不必分类太细

①正在办理的或近期要用的文件，放在托盘或透明文件夹中，摆在办公桌桌面上最容易拿到的地方；最好根据工作项目分类保存，只要是和某个项目有关的文件，统统放进一个文件夹内，如果一个放不下时，可分为多个。为了便于分辨，应给透明文件夹加上封面，在A4纸上面写清项目和合作方名称，以及开始日期（最好统一格式用6位数，如180801），封面用Word文档的固定格式打印，每次打印封面时直接调出文档填写时间和名称即可。尽量把文件统一成A4纸大小，看上去整齐，便于收纳，也不容易丢。大尺寸的资料，就缩印成A4尺寸再保存。②需要保存的重要文件，如合同、发票等，封口保存；③不知以后是否需要的文件，暂时保存。

3．常用物品不用站起来就能拿到

你坐在椅子上，最好能不用站起来，就够得着想拿的东西，这样工作时注意力可以更加集中。所以像签字笔、订书机、即时贴等最常用的东西，要放在桌面上的笔筒里，否则每次使用都得把这些东西从抽屉里拿进拿出，很浪费时间。不需要频繁使用的，如透明胶带切割机、修正液等，可以放进抽屉里，以免占用宝贵的桌面空间。

4．下班时活儿没干完不要收拾桌子

案头工作还有很多没完成，已经到下班时间了，为了仪式感，是不是都要物归原处再走呢？NO！如果安全条件允许，不要收拾，摊在桌子上。因为第二天上班后，再把昨天收拾好的文件一一取出来很浪费时间的。工作前花费的时间越多，就越难以集中精力进入状态。整理的最终目标是提高工作效率，一切妨碍工作效率的整理都是多余的。

5．信息不必分类过细，要便于搜索

电脑的搜索功能很强大，文件只要整理出个大概就行。文件夹名称和文件名都要尽可能详细，而且格式统一，比如“日期+项目名称+内容”。即使是客户发来的文件，也要重新命名，把时间和关键词都放进去，日后想要的时候就很容易搜索到了。电脑桌面要保持清爽，最好没有文件夹，常用软件放在任务栏上。正在办理中的文件，按不同项目设文件夹快捷方式，放在电脑桌面上。打开电脑后，争取鼠标点击不超过3下就能找到正在办理的项目文件。

6．邮件快速分类快速回复

①邮件打开后只读一遍，需要回复的立即回复，实在没空就把这些已读一遍的邮件保存在收件箱里，归在“尚未处理”文件夹中，有空时一并回复，但是也应第一时间回复一句“邮件看到了，回头答复您”。不要让对方处在一种不知道邮件收到没有的焦虑中，有损互信关系。一旦你给对方留下了“这人总是很快回我邮件”的印象，对方也会以同样的态度来回报你。时间一长，连对方的习惯也容易被你规则化了。

②在5秒钟内作出判断，尽可能减少犹豫和思考的时间。要是能把那些犹豫不决的时间都节省下来的话，工作效率会提高许多。

③邮件要写得简单明了（分条分项写成灵活的“清单”），不仅节约发件人时间，也节约收件人阅读时间。

7．清空大脑，把事情都记在日程表上

商务人士都会使用电脑或手机来管理自己的工作和日程。但是诸如还信用卡、买卫生纸、给某某买礼物等生活琐事呢？这些繁杂的小事如果不用电脑来记，就会长期驻留在大脑的某个角落里，可能会在你工作的时候突然跳出来。比如突然想起信用卡要还钱了！接下来又会想，要还多少钱来着，还款日是几号来着，今天是几号？最要命的是，有时我们会强迫自己停下手中的工作，找出银行发来的账单，核对确认金额和期限。如果总是这样，工作时就很难再集中精神了。

8．把操作型工作委托给他人

工作可以分为“操作型”和“思考型”两大类。操作型的工作：如处理发票、整理文件或进行会议准备等不怎么需要动脑筋就可以完成的工作，大多数情况下都是些例行事务。思考型的工作：如规划立案、策划新项目、写作、决定经营战略等需要进行大量思考的工作。“只要是操作型的工作，我们都可以委托给他人，从而节约自己的时间，提高工作效率，这也是我们整理的最终目的。”

9．对会议进行程序化管理

作者认为在同一时间内许多人聚集在一起开会是一种浪费。小时工资为200元的5名员工聚在一起开会，每小时等于花费1000元。除此以外还有场地费等其他费用，因此开一次会的实际成本估计在5000元左右。如果在会上讨论的是价值5000元以上的内容倒还好，但是绝大多数会议都是将大量的时间用于只需邮件就可以处理，或不必当场讨论的事情。如果是不得不进行的会议，建议先做要点提纲，用邮件发给会议全体出席者，让大家搞清楚会议的议题，做好相应的资料准备，并整理好自己的发言后，再参加会议。如此一来，大家都明确了自己的职责和会议内容，会议可以高效地进行。事先做要点提纲，也使会议记录更加容易，只需在各项议题下面填写会议上的决定事项和重要事项，以及每项工作具体由谁负责，会后立即发送给参会人即可。

10．给工作任务设定周期提醒

我们的工作中有许多每周每月都要做的例行事务，如果每次都要在日程表中输入一遍，会相当麻烦，各种日程软件中有“定期工作任务”设定功能，利用起来很方便，可以设定每周一、每月第二个星期天或每月最后一天做哪些相同的事务性工作。作者尤其推荐把例行事务固定在一个相同的日期，比如投资相关事务安排在周二，确认工作安排在周一，虽然这些工作只要一周内完成就行，周几做无所谓，但固定一个日子形成规则更好，可以使工作更加有条不紊，更能集中精力思考问题。 “就算最初只是一个很模糊的创意，但是只要将它们输入定期显示的‘工作任务’，便会督促自己不断完善、推进该创意。”很可能它们会在某个时候发展成具体可行的构想。

11．“绝对努力工作不走神”时段

要是在工作场所禁止打电话、禁止聊天，工作效率应该可以得到大幅提高。日本内衣制造厂托林浦公司就将这一想法付诸实践了。该公司社长对公司同事之间“叽叽喳喳地讨论工作”也很反感，为了改善这种状况，托林浦公司制定了“努力工作时间段”制度，规定每天12点半到14点半的两个小时内，禁止同事之间进行交谈，禁止员工在办公室内走动，也不准接电话。对于这一规定，一开始有员工反对，但等到大家都习惯了以后，公司的工作效率得到了大幅提高，加班的现象也明显减少了多。因为大家都想着无论如何也不能加班，所以都不断提高效率、加快工作速度，与此同时，他们自身的能力也得到了提升。

12．工作日和休息日保持一致作息

作者周末也保持着与平时一样的作息制度，早上六点钟起床，之后工作两到三个小时。在那之后，则出门兜兜风，充分地享受假日。有些人认为周一到周五应全力工作，周六周日则应该彻底放松。作者认为，人一生中工作时间与私人时间几乎各占一半，无论哪方面都很重要，没有必要硬是将两者泾渭分明地分开考虑，因为如果这样的话，“临近周末我们会变得很开心，到了周一又会变得意志消沉，如此一来，工作状态也会发生波动”。